Embora a faça parte da rotina das operações, muitas empresas ainda não sabem exatamente o que é duplicata escritural. Especialmente para quem acompanha as contas a receber, é essencial entender esse conceito, pois ele vai além de uma nova forma de emitir títulos.
Afinal, quando uma venda é feita a prazo, existem várias fases até o dinheiro chegar ao caixa. É preciso acompanhar etapas como a emissão, a aceitação pelo cliente, eventuais transferências e, por fim, a quitação.
Nesse percurso, a duplicata escritural muda a forma como as empresas acompanham seus títulos. Em vez de depender de vias físicas e documentos espalhados, cada etapa pode ficar registrada em um sistema.
O que é duplicata escritural?
Também conhecida como duplicata virtual ou eletrônica, a duplicata escritural representa uma obrigação de pagamento decorrente de uma venda de mercadorias ou da prestação de um serviço.
Ela tem a mesma natureza da duplicata tradicional, sendo que a Lei nº 13.775/2018 autoriza sua emissão para circulação como efeito comercial.
Diferentemente de um PDF ou de um papel escaneado, a empresa emite a duplicata escritural por meio de um lançamento em um sistema eletrônico de escrituração, gerido por uma entidade autorizada. Ou seja, o registro na plataforma representa o próprio título.
Como funciona a duplicata escritural?
Depois do lançamento, o título permanece ali até o pagamento. No total, esse processo pode ser dividido em cinco etapas:
- Emissão: a empresa lança o título no sistema de escrituração.
- Apresentação: o cliente recebe o título por meio eletrônico, no prazo definido pelo órgão competente ou, na ausência dele, em até 2 dias úteis contados da emissão.
- Aceite: o cliente formaliza sua manifestação no próprio sistema.
- Devolução: quando houver, a devolução também é anotada.
- Pagamento: a liquidação gera a prova de quitação.
Quando o cliente paga a duplicata, o sistema registra a liquidação e vincula o pagamento ao título correspondente. Dessa forma, fica documentada a quitação daquela duplicata.
Quais são as principais características da duplicata escritural?
Quatro elementos ajudam a manter o controle do título:
- Registro eletrônico: uma entidade autorizada gerencia o sistema de escrituração.
- Controle de titularidade: o sistema mostra quem detém o título.
- Registro de atos cambiais: endossos e avais ficam vinculados ao histórico da duplicata.
- Prova de pagamento: a quitação segue um histórico relacionado ao Sistema de Pagamentos Brasileiro.
O que muda em relação à duplicata tradicional?
Na duplicata em papel, os dados podem ficar distribuídos por diversas vias e comprovantes. Isso significa que cada área precisa reunir documentos para reconstruir o histórico do título.
Já na duplicata escritural, a empresa concentra no sistema todas as informações necessárias, como a titularidade e a prova de pagamento. Dessa maneira, é possível consultar o estado de cada título em um só lugar.
Como a duplicata escritural digitaliza as operações comerciais e financeiras?
Pensando pelo lado comercial, processos como emissão, apresentação, aceite e endosso passam a acontecer no ambiente eletrônico. Com isso, a empresa diminui a circulação de vias físicas e o retrabalho entre áreas distintas.
No lado financeiro, o ganho também aparece na análise da carteira. Numa operação de antecipação de recebíveis ou de securitização, por exemplo, o histórico organizado e padronizado dos títulos pode facilitar a análise.
Por que a duplicata escritural oferece mais segurança?
A segurança da duplicata escritural está ligada a alguns mecanismos da própria lei. Em primeiro lugar, o registro em uma entidade autorizada centraliza a escrituração e evita versões paralelas do título.
Além disso, o controle da titularidade reúne os endossos e transferências. Assim, quem avalia a operação consegue identificar o titular atual sem depender de inúmeros carimbos ou vias físicas. A prova de pagamento também é padronizada, pois depende da liquidação no Sistema de Pagamentos Brasileiro.
Por fim, a lei reconhece a duplicata escritural e o extrato de seu registro como títulos executivos extrajudiciais. Dessa forma, o credor conta com um caminho mais direto para uma eventual cobrança judicial.
O que a duplicata escritural muda para as empresas?
A duplicata escritural é muito importante para modernizar a gestão de títulos. Além disso, essa organização contribui para o acesso a alternativas como antecipação de recebíveis e securitização.
Na Captar, atuamos com soluções estruturadas a partir de recebíveis, apoiando empresas no acesso a capital. Por isso, se o seu negócio vende a prazo, vale entender como organizar esses títulos e aproveitar melhor os recursos que eles representam.
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Perguntas frequentes
O que é duplicata escritural?
É a duplicata mercantil ou de serviços emitida e formalizada em sistema eletrônico, sem via de papel, com base na Lei nº 13.775/2018. Também é chamada de duplicata virtual ou eletrônica.
Duplicata escritural é a mesma coisa que um PDF da duplicata?
Não. O PDF apenas reproduz a imagem de um título. Já a duplicata escritural nasce de um lançamento em sistema eletrônico gerido por entidade autorizada. Portanto, o registro no sistema representa o próprio título.
Qual é o prazo para apresentar a duplicata escritural ao cliente?
A apresentação ocorre por meio eletrônico, no prazo definido pelo órgão competente ou, na ausência dele, em até 2 dias úteis contados da emissão, conforme a Lei nº 13.775/2018.
A duplicata escritural permite endosso e aval?
Sim. O sistema documenta atos cambiais, como endosso e aval, além de controlar a transferência da titularidade. Dessa maneira, o histórico do título permanece consultável.